[OUTLOOK] เบื่อรับเมล์ปะปนกันไปหมดไหม? กรองมันซะเลย!

ขอโทษทีครับที่ช่วงนี้ ไม่ได้โพสบทความใหม่ๆเพิ่มเลย เอาเป็นว่าวันนี้มาสอนวิธีการทำฟิลเตอร์ e-mail  ที่โดยใช้โปรแกรม Microsoft Outlook 2010 ซึ่งมีประโยชน์มาก และใช้เป็นตัวช่วยจัดหมดหมู่ Email ให้แยกกลุ่มอย่างเป็นระเบียบ ถ้านึกภาพไม่ออกให้ลองนึกถึง เมลล์ขยะที่เมื่อถูกส่งเข้า Inbox เราปุ๊บก็จะถูกจับยัดลง Junk mail เฉยเลย >> เพราะมันมี ระบบ คอยตรวจสอบชื่อหัวเรื่องที่น่าจะเป็นเมลล์ขยะนั่นเอง

เราต้องสร้างกฎการจัดกลุ่ม โดยมีให้เลือก 2  รูปแบบ คือ

1.       แบ่งตามรายชื่อผู้ส่ง (From) คือ ย้ายเข้ากล่องถ้ามีเมลล์มาจาก address ของคนนี้

2.       แบ่งตามคำในหัวเรื่อง (Title Contain) คือถ้ามีคำที่กำหนดในหัวเรื่องเมลล์ จะถูกย้ายเข้ากล่อง 

นอกจากนี้ยังกำหนดได้ด้วยว่าจะให้ส่งต่อเมลล์ไปยังผู้อื่นที่อยู่ใน Contract ของเราหรือไม่

ขั้นแรกคลิกขวาที่เมลล์ที่ต้องการกรอง หรือคลิกเมนูด้านบนโดยเลือก RULE | Create rule จะเห็นไดอะล็อก create rule และช่องให้ติกมากมายซึ่งมีดังนี้

-          From : คือเลือกว่าให้ฟิลเตอร์เฉพาะเมลล์ที่มาจากคนนี้เท่านั่น

-          Subject contain : คือฟิลเตอร์จากคำที่อยู่ในชื่อเรื่อง

-          Send to: คือส่งต่อให้คนอื่น

แล้วทำการเลือกโฟล์เดอร์ที่จะให้ทำการย้ายเมลล์ไปเก็บไว้ อย่างในตัวอย่างนี้เลือก Target Folder หรือจะสร้างโฟลเดอร์ขึ้นมาใหม่ก็ได้ คลิก OK

เลือก run this rule now on messages already on the current folder ถ้าต้องการให้นำกฎไปใช้กับทั้ง Inbox

เพียงเท่านี้ เมลล์ก็จะถูกจัดระเบียบสวยงาม เป็นหมู่ๆไป